Tổng đài ảo là gì? Tổng đài ảo hoạt động như thế nào?

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là một dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua các phần mềm dịch vụ. Chỉ cần smartphone, laptop kết nối internet/3G là có thể sử dụng, thay vì kéo dây từ bưu điện như các tổng đài truyền thống.
Các máy phân nhánh của tổng đài ảo không nhất thiết là điện thoại cố định, có thể là smartphone hay laptop. Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn được tích hợp thêm nhiều tính năng thông minh khác mà ở tổng đài truyền thống không có.

Tổng đài ảo là mô hình chăm sóc và tư vấn khách hàng tiện lợi bởi bạn có thể làm mọi lúc, mọi nơi

Mô hình kết nối tổng đài ảo là gì?

Mô hình kết nối của tổng đài ảo tương đối linh hoạt và đa dạng

Các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với tổng đài ảo 
Tổng đài ảo cho phép kết nối mọi nhà cung cấp dịch vụ đầu số. Ví dụ như:

• FPT telecom, Viettel, Vinaphone
• Đầu số 1800/1900/
• Đầu số cố định IP
• Đầu số cố định analog

Thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối cần thiết để sử dụng tổng đài ảo: IP Phone, Software cài trên Smartphone, Software cài trên PC, hoặc thiết bị gateway sử dụng cho các điện thoại analog

Tổng đài ảo hoạt động như thế nào?

Với tổng đài ảo, bạn không cần trực bên chiếc điện thoại bàn liên tục như trước đây

Nhân viên không cần đến điện thoại bàn, không cần đến văn phòng. Họ chỉ cần sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Và điều quan trọng là tất cả họ chỉ được sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để gọi/nhận cuộc gọi khách hàng. Một đầu số doanh nghiệp có thể nghe/gọi cùng lúc vô số cuộc gọi. Làm thế nào tổng đài ảo có thể làm được điều này?

Về cơ chế hoạt động, tổng đài ảo là tổng đài sử dụng internet, tức truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Để sử dụng tổng đài ảo, trước hết doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi nhà mạng. Đầu số này cho phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop,… Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường.

Doanh nghiệp không cần đi dây điện thoại. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần đến văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng.

Lợi ích của tổng đài ảo là gì?

Những lợi ích mà tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp khiến tổng đài truyền thống thực sự bị "lép vế"

• Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.
• Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn. Doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.
• Gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ dù là khác tỉnh thành
• Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn
• Nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâu
• Dễ dàng quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi
• Dễ dàng mở rộng hệ thống
• Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng

Nên mua dịch vụ tổng đài ảo hay không?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần mô hình tổng đài tối ưu tốt nhất cho kinh doanh thì câu trả lời là "Có". Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo. Tuy nhiên, tốt nhất bạn nên chọn tổng đài ảo tích hợp với điện toán đám mây, còn gọi là Cloud Phone để đảm bảo hệ thống của mình hoạt động liên tục. Mang lại hiệu quả tốt nhất cho việc tư vấn, chăm sóc khách hàng của bạn!